Kilpailukalenteri.fi -informaatiota

Hyvä kilpailujärjestäjä,

Kilpailukalenteri.fi on vakiinnuttamassa paikkaansa kotimaisessa yleisurheilukesässä. Järjestelmän avulla kilpailujärjestäjät saavat kilpailunsa sähköisesti keskitettyyn paikkaan ja voivat vastaanottaa kilpailuilmoittautumiset sen kautta. Ilmoittautumisten yhteydessä kilpailujärjestäjä voi olla varma, että ilmoittautuneella urheilijalla on yleisurheilulisenssi.

Ilmoittautumisen salliminen Kilpailukalenteri.fi kautta ei tietenkään sulje pois mahdollisuutta ottaa ilmoittautumisia perinteisin menetelmin, puhelimitse, postitse tai sähköpostitse. Se on vaan yksi kanava lisää ja samalla ilmoittautuneiden nimet tulevat selattavaksi suoraan www-sivuille. Lisäksi ilmoittautuneiden lista lajeineen on mahdollista ladata SUL:n jakamaan time4results-tulospalveluohjelmaan, jolloin nimiä ei tarvitse enää syöttää itse. Tämä helpottaa tulospalvelun työtä huomattavasti.

Toimintaidea järjestelmässä on seuraavanlainen. Kilpailu on syötetty järjestelmään jo hakuvaiheessa ja se on selattavissa osoitteessa www.kilpailukalenteri.fi riippumatta siitä, otetaanko ilmoittautumistoiminto käyttöön vai ei. Mahdolliset lajien lisäykset ovat mahdollisia, mutta niitä ei voi lisätä itse. Kansallisten kilpailuiden kohdalla korjauksista vastaa Mika Muukka SUL:ssa ja piirien myöntämien kilpailuiden osalta piirien kilpailuvastaavat.

Mikäli ilmoittautuminen on sallittu, on kilpailun tietojen yhteydessä Ilmoittaudu-linkki, josta urheilija pääsee nelivaiheiseen lomakkeeseen, jossa kysytään lajit ja kauden parhaat tulokset. Vain lisenssin omaavien urheilijoiden ilmoittautuminen on mahdollista järjestelmän kautta.

Kun urheilija on ilmoittautunut, tulee hänen nimensä ja lajinsa esille kilpailun tiedot-sivulle kohtaan ilmoittautuneet, joka löytyy lajilinkkejä klikkaamalla. Ilmoittautumisajan umpeuduttua järjestelmän kautta ei voi enää ilmoittautua ja ilmoittautuneiden tiedosto lähetetään kisajärjestäjälle. Tämän jälkeen kilpailujärjestäjä voi ladata ilmoittautuneet tulospalveluohjelmaan käden käänteessä.

Kuva 1. Kilpailun tiedot ovat kaikkien nähtävissä

Kuva 2. Kilpailuun ilmoittautuneet urheilijat ovat selattavissa

Sähköpostiin tullut ilmoittautuneiden tiedosto saadaan luettua tulospalveluohjelmaan seuraavasti:

• 1. Luodaan kilpailu ja asetetaan se aktiiviseksi
• 2. Luodaan kilpailuun kaikki lajit
• 3. Käynnistetään Kanslia-ohjelma ja valitaan Toiminnot – Hae kilpailijat tiedostosta… - Kilpailijat ja ilmoittautumiset
• 4. Avautuvasta tiedostoselaimesta etsitään sähköpostitse saatu tiedosto ja valitaan Avaa
• 5. Suljetaan Kanslia-ohjelma ja käynnistetään uudelleen.

Kuva 3. Kanslia-ohjelman ilmoittautuneiden haku

Nimet pitäisi olla selattavissa tämän jälkeen. Joskus Kanslia-ohjelman uudelleenkäynnistäminen auttaa nimien näkymisessä.

Tiedoston voi lukea uudelleen myöhemmin sisään ilman, että jotkut nimet tulevat kahteen kertaan, mutta sitä ei suositella. Suositeltavaa on lukea tiedosto vain kertaalleen ohjelmaan. Muulla tavoin ilmoittautuneita voidaan syöttää ohjelmaan milloin vain, ne eivät katoa ohjelmasta tuonnin yhteydessä.